İdare ve gözlem kurulunun sekretarya işlemlerini yürütmek üzere, iyileştirmeden sorumlu ikinci müdürün sorumluluğunda müstakil bir sekretarya birimi oluşturularak bu birimde yeterince personel görevlendirilir.
İyileştirmeden Sorumlu İkinci Müdür; eğitim ve öğretim servisi ile psiko-sosyal yardım servisi tarafından planlanan ve yürütülen; yönetim, sağlık ile güvenlik ve gözetim servislerince desteklenen iyileştirme amaçlı tüm programlarının aksatılmadan yürütülmesinden sorumlu olarak kurum müdürü tarafından görevlendirilen ikinci müdürdür.
Sekretarya; ilgili servislerden gelen servis puanlarını birleştirerek dönem puanı ve gelişim puanı hesaplamasını yapar. Hakkında değerlendirme yapılacak hükümlü ile ilgili gözlem değerlendirme raporları veya gelişim değerlendirme raporları ile risk değerlendirme raporu, puanlama icmal tablosu, infaz dosyası ve diğer belgeleri toplantıda hazır eder. Bu amaçla gerektiğinde hükümlü hakkındaki yazışmalar ile araştırmaları yapar.
Dosyası idare ve gözlem kurulunda görüşülecek hükümlü hakkında son bir ay içerisinde hazırlanmış yeni tarihli gözlem değerlendirme raporları veya gelişim değerlendirme raporları yoksa kurul toplantısından en az 2 gün önce ilgili servislerin bu değerlendirmeyi yapmaları sağlanarak dosya ikmal edilir.
5275 sayılı Kanunun 89 uncu maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca yapılacak olan idare ve gözlem kurulu toplantısının gün ve saati ile gündemi, kurul sekretaryası tarafından acil durumlar hariç en az 48 saat önce kurul üyelerine bildirilir. Bu bildirim, ilgili üyenin onay vermesi durumunda elektronik ileti yoluyla da yapılabilir.
Toplantı öncesinde kurul üyelerine gerekli bildirimleri yapar; toplantı tutanaklarını yazar, kurul üyelerine imzalatır ve sair işlemlerinin ikmalini sağlar.
5275 sayılı Kanunun 89 uncu maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca oluşturulan idare ve gözlem kuruluna Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı ve Sağlık Bakanlığı ile izleme kurulundan katılan üyelere, katıldıkları her bir toplantı günü için memur maaş katsayısının (500) rakamı ile çarpımı sonucu bulunacak miktarda huzur hakkı ödenmesi ile ilgili işlemlerin yapılmasını sağlar.